Ekstraordinær generalforsamling 2019

Tekst

Referat fra ekstraordinær generalforsamling 2019 i Sct. Hans Haveforening

 

Afholdt onsdag den 13-03-2019 kl. 18.30 – 22.00 i kantinen på Sct. Hans Skole.

 

Dagsorden.

 

1. a) valg af dirigent, herunder godkendelse af dagsorden

 

Valgt dirigent: Anders (gang 1, have 6)

 

Indsigelse til dagsorden. Beskeder fra festudvalg ønskes flyttet fra eventuelt til et særskilt punkt. Carsten fra Havelodsselskabet fastslår, at festudvalget blot er et underudvalg til bestyrelsen og forhold vedrørende festudvalgets drift og regnskab, skal derfor ikke behandles som et særskilt punkt på dagsordenen.

 

Det aftales, at punktet bliver behandlet under eventuelt.

 

Jørgen (have 32) refererer til sommerfesten, hvor der var episoder, der medførte at han efterfølgende blev ekskluderet fra bestyrelsen.

 

Carsten fra havelodsselskabet oplyser, at man ikke kan ekskludere folk. Man kan give påtale og evt. efterfølgende opsige lejemålet.

 

b) valg af referent

Valgt: Gitte (12)

 

c) valg af stemmeudvalg, 3 stk.

Valgt: Karin (99), Lene (84) og Marianne (10)

 

2. Fremlæggelse af revideret regnskab

 

Da bestyrelsen (incl. kasserer Palle) blev afsat på årets ordinære generalforsamling, skal regnskabet ikke godkendes af generalforsamlingen (der skal ikke stemmes).

 

Palle gennemgår de konti der er budgetoverskridelse på:

 

Konto 1200: Udgiften til den årlige tur for bestyrelsen med ledsagere, blev dobbelt så dyr som sidste år og der var også ekstra udgift til præmiefesten, hvor der var 11 deltagere.

 

Konto 700: Der har været en ekstraordinær udgift på kr. 20.000 til indkøb af knust beton til brug for renovering af fællespladsen.

 

Konto 1800: Overskridelsen skyldes foreningens 85 års fødselsdagsarrangement, hvor der var mange deltagere.

 

Konto 200: Haveleje ikke modtaget fra have 110 og 35. Regulering af ”grønne dage” –gebyr og skorstensfejning.

Der var følgende bemærkninger til regnskabet:

 

Revisor (karin?) (99): Overskridelse af budget bør opdages løbende og ikke først ved regnskabsperioden afslutning.

 

Karin: Hvis der er store udgifter der ikke er penge til i budgettet bør de vente til nyt budgetår og ikke blot afholdes.

 

Bettina (13): tidligere års overskridelse af konto 700, skyldes uforudset udgift til fragt af fælleshuset. Husets pris var 25.000 kr. som redegjort for i regnskabet som blev godkendt.

 

Tina (33) Budgetoverskridelser i løbet af året, bør som minimum fremgår af referater fra de løbende bestyrelsesmøder.

 

Bettina (13): Varm sommer, mange i haverne, hvilket også har kunnet ses på forbrug af tømning på fællestoilettet, så det har ikke kun været vanding af haverne der har taget mere vand.

 

Palle: Konto 400, stort vandforbrug, - skyldes delvist, at det ikke er tilladt at nedgrave indholdet fra egen toiletspand i egen have, men i stedet deponere det i fællestanken ved fællestoilettet. Det har så medført flere tømninger og øget vandforbrug. Derudover har der været en ”løbende” vandhane ved fællestoilettet.

 

3. Indkomne forslag, herunder fastsættelse af havelejen 2019

 

Forslag 1 + 2 Opsætning af vandmålere. (Den afgående bestyrelse)

Der var livlig debat, med indlæg fra Peter/13 (hvem holder øje med målere?), (64)(Imod målere, men betaler gerne solidarisk), Karin (problematik om

 

ureglementeret forbundne vandrør mellem haverne), Lone/2 (Hvad med dem der bor om vinteren, der tager vand fra gang 2? De huse der har samletank og el bør have særskilt målere. Palle (Der bliver ikke særlig løsning for enkelte), (35) (Man kan selv sætte måler op).

 

Der blev stemt ved håndsoprækning. Forslaget blev ikke vedtaget.

 

Forslag 3 – (Rie Mørk have 92, Lene Lund have 84 og Elsebeth Jensen have 97)

Opsætning af 4 stk. vinterhaner

 

Lene (84): Der er indhentet tilbud på 7.500 – 11.000/pr. stk.

 

Karin: Man kan fortsætte med at benytte den nuværende løsning med vand under dækslet i gang 2.

 

Skriftlig afstemning (2 stemmer pr.have) 55 NEJ og 18 JA

Forslaget ikke vedtaget.

 

Forslag 4 -(Rie Mørk have 92, Lene Lund have 84 og Elsebeth Jensen have 97)

Opsætning af 2 vinterhaner

 

Forslagsstillere ændrer sit forslag til at kun at omfatte én vinterhane

 

Afstemning ved håndsoprækning: JA 46 og NEJ 38 stemmer.

Forslaget er vedtaget.

 

Forslag 5 – (Lone og Allan have 2)

 

Etablering af bump på gennemfartsvejen gang 1

 

Cecilie (74) Foreslår at gang 1 lukkes i den ene ende så der ikke er gennemkørsel.

 

Palle m.fl.: Vejen kan ikke lukkes da der skal være offentlig adgang, herunder adgang for redningskøretøjer m.v.

 

Susanne (64) Ændringsforslag: Bump bør etableres på alle gange.

Lone (2) Registrerer gennemkørsel i stor stil af uvedkommende, der skyder genvej til og fra havnen.

 

Skriftlig afstemning ændringsforslag (bump på alle gange)

 

JA 27, NEJ 43, BLANK 1

Forslaget blev ikke vedtaget.

 

Afstemning af det oprindelige forslag 47JA og 24 NEJ.

Forslaget blev vedtaget.

 

Forslag 6 – 3 punkter. (Have 2 og have 10)

 

Pkt. 1 – Påtale for vanding om natten

Pkt. 2 – Påtale for vanding uden for egen grund (vandspild)

Pkt. 3 – Påtale for ikke at overholde de vandingsregler der er i haveforeningen.

 

Der blev ingen afstemning om disse punkter, da der var bred enighed om, at det var bestyrelsens ansvar at påtale overtrædelse/misbrug af fælles vandforbrug, - ligesom det var hver enkelt haveejers ansvar, at overholde reglerne og i øvrigt være opmærksom på, at undgå unødigt vandforbrug, - både af miljømæssige- og økonomiske årsager.

 

Derudover blev det besluttet at vandingsreglerne skulle synliggøres bedre på hjemmeside og tavler.

 

Forslag 7 – 6 punkter (Bettina have 13 og Tina have 33)

 

Pkt. 1 – Salget af have 35 går tilbage og sættes til salg på auktion.

 

Også her var der livlig debat og bl.a. blev disse synspunkter bragt frem:

 

Bettina (13): Det er fast procedure i foreningen, at når foreningen overtager en have pga. misligholdelse, skal den pågældende have annonceres til salg i foreningen og derpå sælges på auktion.

 

Palle: Forklarede at bestyrelsen var at den opfattelse, den pris der var blevet budt for haven, var så god, at man slog til med det samme, også selvom man derved ikke overholdt den aftalte procedure.

 

Karin: Harm over at salget er sket til et familiemedlem af bestyrelsen. Betegner det skete som nepotisme.

 

Susanne (64) Efterlyser ordentlighed og etik.

 

Køber af have 35: Hvis handlens skal gå tilbage vil han have erstatning for det arbejde der allerede er sket i haven.

 

Forsamlingen bliver enig om, at man lukker denne sag og kigger fremad. Dette naturligvis med en aftale om, at aftalte regler overholdes fremadrettet, dvs. sådanne handler, hvor foreningen må overtage en have, fremadrettet behandles efter de retningslinjer der er vedtaget i haveforeningen. Det vil sige: at når foreningen overtager en have pga. misligholdelse, skal den pågældende have annonceres til salg i foreningen og hvis den ikke sælges her, skal den derpå sælges på åben auktion. Medlemmer kan som hidtil, sælge sine haver til hvem de vil og for den pris der kan opnås, i forhold til max vurdering og altid i samarbejde med bestyrelsen, jf. gældende regler.

 

Bettina trækker sit forslag på dette grundlag.

 

Pkt. 2- Indbydelse til generalforsamling vedlagt dagsorden, regnskab og budget, udsendes på mail hvor det er muligt. Derudover offentliggøres dagsordenen i tavlerne og på foreningens hjemmeside, med oplysning om hvor man kan afhente det reviderede regnskab og budget, der er omfattet af dagsordenen.

Afstemning ved håndsoprækning. Forslaget er vedtaget.

 

Punkt 3 – Bestyrelsen laver en fane på foreningens hjemmeside, hvor besluttede ordensregler for foreningen synliggøres.

Afstemning ved håndsoprækning. Forslaget er vedtaget.

 

Punkt 4 – Enhver der modtager valg til dirigent på generalforsamlingen, skal kende reglerne for at lede en generalforsamling.

Der blev ikke stemt om punktet. I stedet opfordres medlemmer der kunne have interesse for at lære disse regler, at følge et sådant kursus i Kolonihaveforbundet. Fremgår af deres hjemmeside.

 

Punkt 5 – Bestyrelsen skal lave en forretningsorden, der er synlig for medlemmerne på hjemmesiden og i tavlerne, hvor man vedtager procedure for følgende 5 områder:

 

1. Opbevaring af foreningens dokumenter (arkiv)

2. Hvordan kommunikation i foreningen skal foregå(Hjemmeside/tavler/Email)

3. Hvordan og med hvilket varsel indkaldelse til bestyrelsesmøder – og hvordan kommende møder/dagsordener formidles til medlemmerne.

4. Procedure for at få punkter på dagsordenen til bestyrelsesmøder (hvordan og frist).

5. Procedure for hvordan man sikrer, at medlemmerne kan følge med i hvad der besluttes og diskuteres på bestyrelsesmøderne. (Beslutnings- eller diskussionsreferater der er tilstrækkeligt detaljerede/informative).

 

Alle punkter blev vedtaget.

 

Punkt 6 – Det foreslås, at der anvendes autoriseret revisor til kassererposten/revisionen.

 

Der var en del debat om emnet.

 

Blandt andet blev det nævnt, at der jo var mulighed for at revidere mere end en gang om året, hvis man vurderede at der var behov for det.

Der er også flere der udbyder kurser om emnet, blandt andet ”frivilligcentret” og vist også Kolonihave forbundet.

 

Der var også forslag om at anvende et andet regnskabsprogram. Carsten fra Havelodsselskabet forslog systemet ”winkas” som koster ca. 500 kr. pr. halvår at bruge og Peter fra have 93 mente, at Odense Kommune kunne tilbyde et system.

 

Der blev ikke stemt om punktet, men generalforsamlingen udtalte en opfordring til kommende kasserer, om at gennemføre et kursus.

 

Fastsættelse af haveleje for 2019 (Dagsordenens pkt. 3)

Efter lidt debat om det øgede vandforbrug, samt kontingentstigning fra hovedforbundet,

blev det besluttet at havelejen skulle stige med 200 kr. i 2019.

 

4. Fremlæggelse af vejledende budget for 2019

 

Palle: gennemgår de enkelte poster og bemærker:

Toilettømning: prisstigning så budget tilrettes til 11.500

Vedligeholdelse/nyanskaffelser: indeholder udgifter til vandmålere. Posten ændres til 30.000

Forsikring: Foreningen har tegnet forsikringer for: Vurderingsudvalget, bestyrelsesansvar, ulykkesforsikring på arbejdsdagene samt forsikring af klubhuset.

Salg af haver: Beløbet for salg af have står pt. På en deponeringskonto, indtil det er afklaret om der bliver nogen udgifter i forbindelse med tvangssalget af have 35.

 

Gebyrer (mislighold/rykkere): Den afgående bestyrelse har af en jurist i haveforbundet fået oplyst, at der ikke var hjemmel til at opkræve gebyrer for manglende deltagelse i de fælles arbejdsdage (jf. beslutning for 2014) i årene efter 2014, da det ikke er præciseret i beslutningen, at aftalen også gælder fremadrettet.

 

Der var almindelig enighed om, at man ikke af egen drift vil tilbagebetalte de opkrævede gebyrer, men lod det være op til de evt. forurettede at tilbagesøge disse gebyrer.

 

Bestyrelsesgodtgørelser: Stigning så der er dækning for de beløb der kan udbetales til bestyrelsen efter statens takster.

 

Udover dette, skal der budgetteres med udgifter der er affødt af ovennævnte generalforsamlingsbeslutninger:

 

Vejbump ca. 8.000 kr. (forslag 5)

Vinterhane ca. 8000 kr. (forslag 4)

 

Budget vedtaget herefter.

 

5. Valg:

a) Formand for et år, Anders valgt med applaus

b) Kasserer for to år, Bettina have 13

c) Et bestyrelsesmedlem for to år, Per have 64

d) Et bestyrelsesmedlem for et år, Dorte have 102

e) Et bestyrelsesmedlem for et år, Kirsten have 21

f) To bestyrelses suppleanter for et år, Peter have 93 og Lene have 84

g) En revisor for to år, genvalg til nuværende revisor have 99

h) En revisor suppleanter for et år, Susanne have 64

6. Valg af delegerede til repræsentantskabsmøde i Odense Havelodsselskab

Vælges af bestyrelsen

 

7. Nedsættelse af vurderings – udvalg, Anders (formand), Peter have 13 og Jesper have 118.

 

8. EVT: herunder beskeder fra festudvalget og afrunding ved bestyrelsen

 

Tidligere festudvalgsmedlem xxxxx, beretter om hendes rolle i festudvalget, samt de aktiviteter festudvalget har afholdt i perioden og som hun har været en del af. Der nævnes bl.a. Åbningsdagen, Sct. Hans aften, fejringen af fødselsdagen, grisefest og amerikansk lotteri. Hun fortæller om hendes oplevelse af nogle hændelser der var til grisefesten, hvor hun følte at hun blev udsat for chikane fra den nu afgående bestyrelse. En konflikt der er fortsat.

 

Palle tager ordet og giver sin version af hændelsesforløbet.

 

Generalforsamlingen udtrykker ønske om, at stridigheder bilægges og at der med dette nyvalg af bestyrelse, startes på en frisk. Der er derudover bred enighed om, at vi har en dejlig haveforening som vi alle vil værne om.

 

Med dette som sidste bemærkning, sluttede generalforsamlingen to minutter i lukketid.

 

Referent

Gitte Reinholt, have 12

18-03-2019

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

11.11 | 10:24

Her er lige et link hvor i kan se billeder af have 116 på gang 1A
https://photos.app.goo.gl/tog5LX4nAYG4WeZ28

...
19.10 | 13:17

Tror ikke dette hører til her på siden?

...
09.10 | 09:27

Vi øger din synlighed effektivt på nettet, tjek vores tilbud i dag! http://www.softnetium.pl/

...
11.03 | 02:42

Se under foreningens vedtægter her på hjemmesiden

...
Du kan lide denne side