Bestyrelsesmøde & Konstituering referat

Referat fra Bestyrelsesmøde den 6. april 2019.

Konstituering.

 

Deltagere: Dorte nr. 100, Kirsten nr. 21, Per nr. 64, Lene nr. 84, Bettina nr. 13 og Anders nr. 6.

 

Ordstyrer: Kirsten nr. 21 Referent: Anders nr. 6 (lad os spare på plads”papir”)

 

 

Punkter på dagsordenen.

Valg af Sekretær: Dorte nr. 100 Valg af næstformand: Per nr. 64

Valg af Arkivar: Kirsten nr. 21 Valg af ansvarlig for infotavlerne: Lene nr. 84.

 

1. Fremlæggelse af detaljer fra repræsentantskabsmødet:

 

Nye vedtægter og godkendelser.

 

• Årsregnskabet blev godkendt.

 

• Det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde afholdes nu i april, i stedet for marts.

 

• Byggegodkendelser koster 500,- Kr.

 

• Det månedlige honorar til bestyrelsesmedlemmerne i havelodsselskabet stiger fra kr. 10.000,00 til kr. 12.500,00

 

• Det vedtages at deltagerne i generalforsamlingen, ved ankomst, skriftlig får udleveret alle indkomne forslag, der skal til afstemning på generalforsamlingen.

 

• Referat fra kredsrepræsentantskabsmødet kommer senere.

 

Kasserer, Bettina:

 

Vi har lidt kontanter i kassen, men bank kontoen er ikke åben endnu, men at dokumenterne samt, kopier af legitimation er afsendt. Nu venter vi kun på banken.

 

Information omkring datalovgivningen blev fremlagt:

Man må opbevare personfølsom data i maks. 3 måneder.

Alt overlevering af dokumenter m.m. fra bestyrelsen, skal godkendes på papir, når det gives videre til fremtidige bestyrelse.

Bestyrelsesgodtgørelse, bliver der ikke rørt ved, men forbliver det samme, som før.

 

2. Byggegodkendelser

Info og links på hjemmesiden i en separat fane, så alt hvad der angår byggesager, lovgivning m.m. er nemt at finde.

 

3. Haver til salg.

Hjemmesiden er blevet opdateret. Der er kun en have til salg og det er nr. 118. Den er også slået op i tavlerne, med tlf. til ejeren.

 

4. Forretningsorden.

 Gennemgang af punkter fra ekstraordinær generalforsamlingen:

 

Arkiv opbevaring:

Arkivet, dvs. alt det gamle spændende materiale fra foreningens historie m.m. kommer til at blive opbevaret i containeren, i bed-rollers eller plastik kasser, da containeren er aflåst. Valg af arkivar: Kirsten nr. 21

 

Kommunikation:

Alt kommunikation skal forgå på en pæn og ordentlig måde. Hjemmesiden, e-mail, og tavlerne er vores hovedkommunikations platforme.

 

Der blev drøftet lidt om man skulle lave en hoved-tavle, eller få flyttet tavlerne sammen et sted, så man ikke skulle lave så mange kopier, både for at der kunne være plads til mere, og for miljøet og økonomiens skyld.

Der var enighed om at spare på papiret, hvor muligt, og sende mere på e-mail.

Ting der skal i tavlerne, skal lige anskues af en anden i bestyrelsen, inden den offentliggøres, for at se efter fejl, og mulige mangler, tonen, og mere.

 

5. Indkaldelser til bestyrelsesmøder.

Vi indkalder efter behov, men min. en gang om måneden. Ved afslutning af mødet, aftales den næste dato for bestyrelsesmøde.

 

6. Indkommende forslag.

 

Indkommende forslag skal sendes på mail, eller afleveres i postkassen ved fælleshuset, senest 14 dage før bestyrelsesmødet.

 

7. Beslutnings referat fra bestyrelses møder.

 

Referatet, skal godkendes af de andre bestyrelsesmedlemmer, og derefter sættes det op på hjemmesiden, og i tavlerne.

 

Andet:

 

Indkøb af plastikbokse og reol til opbevaring af arkiv. Dette er noget vi skal gøre, når vi har adgang til kontoen. Det er både en billig og god løsning.

 

Åbning af haveforeningen.

 

Vi satser på at åbne haveforeningen den 28. April kl: 10:00. Mere om dette kommer på hjemmesiden, og i tavlerne.

Hvis der er nogen der ønsker at hjælpe til med åbningen, så vil vi glæde os til at høre fra jer, på mail: scthanshaveforening@gmail.com

 

Vi tænker det bliver et arrangement med tilmelding, til kaffe og brød, så vi ved hvor meget der skal købes ind, og hvor mange der deltager. Alle er selvfølgelig velkommen, også til at tage deres egen brød eller andet med.

 

Der kommer en indbydelse, med mere info.

 

 

Information vedrørende grøn dag.

 

Grundet en del forvirring angående grøn dags lovlighed, og aftalen fra generalforsamlingen 2014, har vi fået juridisk hjælp fra forbundet til at få styr på den sag.

Der fremlægges et bilag herom, hvor det tydeligt ses at det forslag fra 2014, og at have grøn dag, er vedtaget, og er bindende, indtil andet er beslutte ved en generalforsamling.

Vi forslår dog nogle ændringer til grøn dag, så de bliver mere fleksible, kommunikative, og indbydende.

 

Grønne arb. Dage.

 

Tre dage pr. år, delt op i gange, kan man ikke den ene gang, så kom når man kan.

Vi ønsker at komme hinanden ved, og hjælpes mht. at holde vores fællesarealer.

Hvis man ikke er i stand til at arbejde, så kan man hjælpe til med noget andet, så som at lave kaffe, fortælle historier fra gamle dage. Det skal handle mere om fællesskabet og ikke arbejdet i sig selv.

Alle skal have mulighed for at deltage på den ene eller anden måde.

Ønsker man ikke at eller mangler man deltage, koster det en bod på 300,- hvor pengene går til, bl.a. grønt affalds containere og Greenteam.

 

Festudvalget.

 

Der kan ikke være kun 1 eller 2 i festudvalget, der skal være nogle flere, hvoraf en af dem skal være kassereren. Vi skal have valgt nogle flere ind, som skal sammenarbejde med kassereren i alt der vedrøre fester og arrangementer i foreningen. Dette kan foregå på den snart kommende ekstraordinære generalforsamling.

Medlemmer af det gamle festudvalg er velkommen til at stille op, og vi opfordrer alle der har lyst til at sende os en mail, så vi ved hvem der er interesseret.

Se bilag 2. for Festudvalgets vedtægter.

 

Fællestoilet tanken.

 

Fællestanken er i stykker. Der er en revne i den, så grundvandet kan sive ind. Derfor efter tømning så den stadig ud til at være fyldt.

 

Der besluttes at indhente nogle tilbud, og drøfte det til en ekstraordinærgeneralforsamling, som skal holdes snart, der kommer info om dette snart.

 

Vi forslår en 4000L tank i god kvalitet, så den kan holde lidt mere, mellem tømninger, og så den holder i længden, samt at der kommer en bedre mulighed for hælde egne opsamling i.

 

Der skal laves et regelsæt for hvad der kan tømmes i tanken, og hvor man gør det. Det blev også drøftet, at med den nye etablering, skal åbningen sikres bedre, for at der ikke er nogen der kan falde i og for at der ikke kan løbe noget overfladevand ned i.

 

Ulla, forsætter som rengøringsdame på fællestoilettet.

Henning fortsætter som vandmand.

 

Aktivitets kalenderen.

 

Aktivitets kalenderen, skal opdateres. Der kommer datoer, for hække klipning, grønne-dag, grøn containere, have gennemgang med uddybelse af, hvad der bliver lagt vægt på. m.m.

 

Green-Team.

 

Der er kommet ny kontrakt fra green-team, som vi fortsætter med at bruge, til større opgaver.

 

Fællesarealer.

 

Information ang. lån og leje af fælleshuset, til egne arrangementer, skal tydeliggøres.

 

Vinterhane tilbud indhentes.

Vejbump tilbud indhentes.

 

Bestyrelsen takker af, og aftaler at mødes igen Søndag den 19-5-2019 kl: 10:00, ved fælleshuset.

 

Referent og Formand

 

Anders Ahm Jensen

 

 

Bilag 1.  Jura angående bod opkrævning fra manglende deltagelse på grøn dag.

 

 

Som udgangspunkt fremgår det ikke af referatet at der skulle være tale om en aftale, der kun gælder for 2014.

 

Der er omtalt et projekt omkring bæredygtige kolonihaver i 2014, men jeg ser ikke nogen omtale omkring Grøn dag værende en midlertidig aftale.

 

Umiddelbart vil dette være et punkt som kan tages op på generalforsamling til afstemning af medlemmerne.

 

 

Med venlig hilsen 

 

 

Joan Jensen

Stud.jur

 

Kolonihaveforbundet

Smedeholm 13C

2730 Herlev

Tlf. + 45 38 28 87 50

http://kolonihaveforbundet.dk

 

 

Bilag 2.  Festudvalgets vedtægter fra generalforsamlingen 1999, som stadig er gældende, indtil andet er bestemt ved en generalforsamling eller ekstraordinær generalforsamling.

A:  Festudvalget er et udvalg under bestyrelsen.

B:  Udvalget besår af 5 medlemmer,, heraf 1 bestyrelsesmedlem, samt haveforeningens kasserer, somm gså er kasserer for udvalget (ellers ikke aktiv i festudvalget).  Derudover vælges 3 af foreningens medlemmer, som godt kan være medlem af bestyrelsen samtidig. Valget foregår på foreningens årlige generalforsamling og er gældende for 2 år.  I lige år vælges 2 medlemmer og i ulige år vælges 1 medlem.

Der vælges 1 suppleant for 1 år af gangen.

C:  Revision fortages af foreningens revisor, samtidig med revision af foreningen

FORMÅL

Festudvalgets formål er at skaffe midler, og at afholde de faste årlige aktiviteter, som f.eks. flles morgenbord Pinsemorgen, sankt hans, grillfester, bank, sommerfesten og hvad udvalget i øvrigt måtte finder på.  Dog med den begrænsning, at økonomien skal kunne hvile i sig selv, ved hjælp af lotteri, loppemarked og andet.

 

Vedtaget på generalforsamlingen den 10. februar 1999. Ændringsforslag.